บรรยากาศต่อจากนี้ไปจะดีหรือ dead air เงียบสนิททั้งห้องก็ขึ้นอยู่กับการเปิดหัวการประชุมครั้งแรกนี่แหละ ว่าแต่แล้วเราจะ Break the Ice อย่างไรให้การประชุมไม่จืด ไปต่อได้แบบสมูทดี ไม่มีสะดุด เรามาดูกันค่ะว่าจะมีวิธีการ Break the Ice ในแต่ละสถานการณ์อย่างไรบ้าง

1. ห้องประชุมที่มีแต่คนแปลกหน้า 
เมื่อคนในที่ประชุมไม่เคยรู้จักกันมาก่อนเลย อาจเป็นการยากที่จะทำให้ทุกคนกล้าแสดงความคิดเห็นออกมาตรง ๆ โดยเฉพาะคนที่ไม่กล้าแสดงออก การทำความรู้จักกันจะช่วยเพิ่มความมั่นใจในการพูดคุยในที่ประชุม และทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Icebreaker: การได้แนะนำตัวเอง และการอุ่นเครื่องด้วยบทสนทนาเล็ก ๆ น้อย ๆ (Small Talk) ก่อนเริ่มประชุม จะทำให้เกิดบทสนทนาภายในกลุ่มได้ง่ายขึ้น ยิ่งถ้าได้ผู้นำประชุมที่เป็นกันเอง คอยซักถามผู้ร่วมประชุมให้ออกความเห็น ก็จะช่วยทำให้ผู้ร่วมประชุมกล้าพูดกล้าคุยมากขึ้น

นอกจากนี้การนำเกมเล็ก ๆ น้อย ๆ เข้ามาประกอบการแนะนำตัวเพื่อสร้างความคุ้นเคยกันก็เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการประชุมในลักษณะที่ Casual เช่น เกมลูกบอล เมื่อโยนลูกบอลหาใครให้แนะนำตัว หรือ เกมขอสามคำ เมื่อแนะนำชื่อแล้ว ขอให้ใช้คำสามคำในการแนะนำนิสัยตัวเอง เป็นต้น

2. ห้องประชุมที่มีความแตกต่างกันสูง
ในห้องประชุมที่ผู้เข้าประชุมแต่ละคนมีความแตกต่างกันมาก ไม่ว่าจะเป็นความแตกต่างทางด้านตำแหน่งหน้าที่การงาน อายุ ฐานะ หรือลำดับชั้นในสังคม ความแตกต่างเหล่านี้อาจทำให้ผู้ร่วมประชุมไม่กล้าแสดงออกอย่างเต็มที่ เช่น ผู้น้อยอาจรู้สึกไม่มั่นใจที่จะออกความคิดเห็นขัดแย้งกับผู้ใหญ่

Icebreaker: สิ่งสำคัญลำดับแรกในการทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพคือ การเชิญเฉพาะผู้เกี่ยวข้องเข้าประชุมเท่านั้น และคนในที่ประชุมต้องเปิดใจรับฟังความคิดเห็นของผู้ร่วมประชุมคนอื่นอย่างตั้งใจ

ผู้นำประชุมควรกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีโอกาสได้แสดงความคิดเห็นเท่า ๆ กัน หากเป็นไปได้ควรลองให้สมาชิกในที่ประชุมแต่ละคนหยิบยกประเด็นบางอย่างที่เป็นที่สนใจร่วมกันขึ้นมาพูดในช่วงต้นของการประชุม เช่น กิจกรรมที่ทำในวันหยุด หรือภาพยนตร์ที่ชอบ เพื่อเป็นการสร้างความคุ้นเคยกัน และเป็นการเปิดเผยตัวตนของผู้ร่วมประชุมในแง่มุมใหม่ ๆ ที่คนอื่นไม่เคยรู้มาก่อน เพื่อลดช่องว่างระหว่างกัน

ถ้าหากมีการจัด Workshop ที่มีเวลาอยู่ร่วมกันมากขึ้น การนำเกมมาเสริม เช่น เกม Role-Playing หรือการแสดงบทบาทสมมุติ จะทำให้เกิดการคิดในมุมมองใหม่ ๆ มากขึ้น ยกตัวอย่างเช่น เกมที่ให้ผู้ร่วมประชุมสวมหมวกเป็น Character ที่แตกต่างกัน ไม่ว่าจะเป็น เจ้าเมือง ชาวบ้าน พ่อค้า เพื่อให้แต่ละคนลองสมมุติว่า ถ้าเป็นคนในบทบาทนั้น ๆ จะมีความคิดเห็นอย่างไร และคิดว่าควรจะแก้ไขปัญหาอย่างไร

3. ห้องประชุมที่ยึดติดกับ Stereotype บางอย่าง
กับดักทางความคิดแบบหนึ่งที่มักเกิดขึ้นคือ การที่คนเรายึดติดกับความคิดแบบเหมารวม (Stereotype) หรือความเข้าใจว่าคนแบบนี้จะมีพฤติกรรมไปในทิศทางนี้เสมอ เช่น นายทุนมักจะชอบเอาเปรียบคนอื่น เป็นต้น ซึ่ง Stereotype เป็นสมมติฐานที่ทำให้เรายึดติด และบางครั้งก็เป็นความเชื่อที่ผิด นำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาดอีกด้วย การก้าวข้าม Stereotype จะทำให้ผู้ร่วมประชุมไม่ด่วนตัดสินผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นแบบเหมารวม ช่วยให้มองข้ามอคติที่เกิดจากความแตกต่างกันทางเชื้อชาติ อาชีพ หรือเจเนอเรชั่นไปได้

Icebreaker: ผู้นำประชุมควรกระตุ้นให้แต่ละคนแนะนำตัวเอง และพูดถึง Stereotype ที่มักถูกตัดสินจากสายตาของคนภายนอก แล้วพูดถึงสิ่งที่ตัวเองเป็นจริง ๆ ว่าแตกต่างจาก Stereotype นั้น ๆ อย่างไร เช่น เรามีอาชีพเป็นวิศวกรแต่ชอบอ่านนิยายโรแมนติกมาก เป็นต้น วิธีนี้จะช่วยให้คนในที่ประชุมมีมุมมองใหม่ต่อผู้เข้าร่วมประชุมด้วยกัน ไม่ยึดติดกับตัวตนภายนอกที่ฉาบฉวย 

นอกจากนี้ระหว่างการประชุม อาจกระตุ้นให้ผู้ร่วมประชุมช่วยกันตีโจทย์ให้แตกด้วยแนวความคิดใหม่ ๆ เช่น การ Brainstorm เพื่อมองหาปัญหาแทนการแก้ปัญหา กระบวนการที่พลิกแพลงเหล่านี้จะทำให้ผู้ร่วมประชุมมีโอกาสคิดนอกกรอบมากขึ้นด้วย

4. ห้องประชุมที่ผู้นำเสนองานเป็นพระเอก
หากมีการนำเสนอผลงานในการประชุม คนในที่ประชุมควรมีโอกาสได้รับรู้ก่อนว่า ผู้พูดเป็นใคร มีความชำนาญในเรื่องที่จะนำเสนอขนาดไหนจึงได้มานำเสนองานนั้น ๆ

Icebreaker: ควรให้ผู้ที่จะนำเสนองานมีเวลาแนะนำตัวเองสั้น ๆ แบบกระชับ โดยแนะนำประสบการณ์ ความเชี่ยวชาญ และผลงานของตัวเองที่มีความเกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะนำเสนอ สิ่งเหล่านี้จะสามารถดึงดูดความสนใจ และสร้างความน่าเชื่อถือให้กับคนในที่ประชุมได้ ซึ่งจะมีส่วนช่วยให้ผู้ฟังคล้อยตามในเนื้อหาที่นำเสนอได้ไม่ยากนัก

5. ห้องประชุมแบบเสมือนจริง (Virtual Meeting)
การประชุมแบบ Virtual Meeting หรือ Video Conference ผ่านทางหน้าจอคอมพิวเตอร์ แทนการเข้าประชุมในห้องเดียวกัน มีข้อดีคือ เปิดโอกาสให้ผู้ร่วมประชุมจากต่างประเทศหรือต่างจังหวัดเข้าร่วมประชุมได้พร้อมกันในเวลาเดียวกัน แต่ข้อเสียคือ ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมขาดความรู้สึกเชื่อมต่อถึงกันจริง ๆ

Icebreaker: การใช้หน้าจอขนาดใหญ่อย่าง Projector พร้อมทั้งระบบเสียงที่ชัดเจน จะช่วยเพิ่มความใกล้ชิดให้กับผู้เข้าร่วมประชุม การพูดคุยถามไถ่ถึงสถานที่ เวลา หรือสภาพอากาศก็จะช่วยทำให้รู้สึกสื่อถึงกันได้มากขึ้น

ถ้าต้องมี Workshop หรือกิจกรรมที่ต้องทำร่วมกันเป็นเวลานาน อาจลองเพิ่มเกมให้ผู้ร่วมประชุมถ่ายรูปวิวนอกหน้าต่างของตัวเอง หรือรูปของที่วางบนโต๊ะขณะนั่งประชุมมาแชร์กัน ภาพเหล่านี้จะช่วยเชื่อมโยงความรู้สึกของผู้เข้าประชุมเข้าหากันได้ดีขึ้น

สิ่งสำคัญในการทำ Ice Breaking ใด ๆ ก็ตามคือ ต้องทำอย่างกระชับ สนุก และเหมาะสมต่อสถานการณ์นั้น บางประชุมก็อาจไม่เหมาะกับการทำ Ice Breaking เช่น การพบกับลูกค้าครั้งแรกในบรรยากาศที่เป็นทางการ หรือการประชุม Casual ที่ทุกคนสนิทกันดีอยู่แล้ว เป็นต้น