ที่จะช่วยให้คุณไม่ต้องนั่งจ้องกล่อง Inbox จนรากงอกอีกต่อไป

1. เขียนสั้น ง่าย ได้ใจความ ตรงประเด็นตั้งแต่หัวข้อ

หัวข้อ (Subject) ของอีเมลต้องไม่ยาวมาก ระบุใจความสำคัญให้ชัดเจนว่าเป็นเรื่องอะไร ต้องการให้ผู้รับทำอะไร นอกจากนี้ เนื้อความเองก็ควรสั้นกระชับเช่นกัน โดยไม่ควรเขียนยาวเกิน 250 ตัวอักษร

เนื่องจากการเขียนข้อความยาว ๆ อาจทำให้ผู้รับเกิดอาการ “ขี้เกียจ” อ่านได้ และปล่อยให้อีเมลของเราค้างในกล่องจดหมายอยู่อย่างนั้นจนเราต้องส่งอีเมลไปเร่งอีกรอบ

2. เพิ่มความเป็นกันเองสร้างสีสันให้อีเมลไม่น่าเบื่อ

การสร้างความเป็นกันเองทำได้ง่าย ๆ หลายวิธี เช่น การใส่เครื่องหมายวรรคตอน emoji emoticon หรือรูปภาพแนบท้ายในอีเมลของคุณ ซึ่งจะช่วยเพิ่มสีสันในอีเมล ดึงดูดความสนใจของผู้รับ และทำให้รู้สึกว่าอีเมลของคุณไม่ได้มีแต่ข้อมูลแห้ง ๆ น่าเบื่อ

แต่เดี๋ยวก่อน!! การใช้ Emoticon หรือรูปภาพแนบท้ายอีเมล ใช่ว่าจะทำได้ทุกครั้ง เพราะเราต้องรู้จักเลือกใช้ให้เหมาะสมกับกาลเทศะด้วยเหมือนกัน เช่น หากส่งอีเมลหาลูกค้า เจ้านาย หรือคนที่ไม่เคยรู้จักกันมาก่อน การใส่ emoticon ตั้งแต่อีเมลแรกก็อาจดูไม่เหมาะสมนัก เพราะการแนะนำตัวทางอีเมลครั้งแรกควรใช้ภาษาที่เป็นทางการ เพื่อเปิดตัวอย่างเป็นมืออาชีพ

ดังนั้น ถ้าอยากใช้เครื่องหมาย emoji หรือ emoticon น่ารัก ๆ สื่อถึงความเป็นมิตร เพิ่มความใกล้ชิดสนิทสนมกับผู้รับก็ต้องดูบริบทให้ดีก่อนว่าคนที่ส่งหาเป็นใคร ถ้าเป็นบุคคลที่ควรให้ความเคารพก็อาจไม่เหมาะสมนัก แต่ถ้าเป็นเพื่อนร่วมงานที่รู้ใจกันดีอยู่แล้วล่ะก็ จะเพิ่มสัญลักษณ์หน้ายิ้มลงในอีเมลสักหน่อยก็คงทำให้ผู้รับอมยิ้มตามได้ไม่ยาก

3. ระบุเวลาให้แน่ชัด กระตุ้นให้ตื่นตัวในการตอบเมล

หากเขียนอีเมลสั้นกระชับก็แล้ว สร้างความเป็นกันเองก็แล้ว แต่ผู้รับก็ยังไม่ยอมตอบอีเมลของเรากลับมาสักที ลองใช้วิธีระบุเวลาที่แน่นอนลงในอีเมลดูสิ เพราะการแจ้ง Timeline ที่แน่ชัดจะทำให้ผู้รับตระหนักได้ถึงความเร่งด่วนในอีเมลของเรา และตอบกลับมาภายในระยะเวลาที่เรากำหนดไว้

ยิ่งถ้าเป็นอีเมลที่ต้องการคำตอบเร่งด่วน เพื่อให้งานดำเนินต่อไปได้ อาจลองใช้เทคนิคกลับด้านกล่าวคือ หากผู้รับได้รับอีเมลแล้ว แต่ไม่ Reply กลับมาภายในระยะเวลาที่แจ้งไว้ เราจะถือว่าคุณได้รับทราบเรื่องแล้ว และเห็นด้วยที่จะทำตามข้อเสนอของเราที่ได้แจ้งไว้ในอีเมล

ตัวอย่างแพทเทิร์นการเขียน เช่น “ท้ายนี้ หากคุณมีข้อคิดเห็น หรือคอมเม้นท์ใด ๆ กรุณาตอบกลับภายในวันที่.....เวลา..... หากไม่ตอบกลับมาภายในระยะเวลาที่กำหนด เราขออนุญาตดำเนินการต่อตามแผนงานที่เสนอมานี้ค่ะ/ครับ”

สุดท้ายนี้ ถ้าอยากให้แน่ใจว่าฝั่งผู้รับได้รับอีเมลของเราแล้วจริง ๆ การโทรหาเขาหลังจากส่งอีเมลสำคัญไปแล้ว ก็เป็นสิ่งที่ควรทำเพื่อให้แน่ใจว่าฝั่งนั้นได้รับอีเมลของเราเรียบร้อยแล้ว อีกทั้งการโทรหา การได้ยินเสียง ได้พูดคุยกัน จะช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดี และสื่อถึงความจริงใจได้มากขึ้นด้วย ถือเป็นการรักษาน้ำใจกันไว้ให้ทำงานร่วมกันต่อไปได้อย่างราบรื่น ไม่มีสะดุดแน่นอน!