เพราะกลัวว่าตัวเองจะพลาดข้อมูลสำคัญอะไรไป ไม่ว่าพยายามเท่าไหร่ก็เลิกนิสัยนี้ไม่ได้สักที!

ลองมาดูวิธีการจัดการกับอีเมล ที่จะช่วยให้ทุกวันทำงานเหนื่อยน้อยลง และมีประสิทธิภาพมากขึ้นกันดีกว่า!

ขั้นตอนแรก: ขีดเส้นกั้นระหว่างเรากับอีเมล

วัน ๆ หนึ่งเราคงได้รับอีเมลเด้งเข้าอินบ็อกซ์จำนวนนับไม่ถ้วน เราจึงควรแบ่งขอบเขตที่ชัดเจนระหว่างเรากับอีเมล เพื่อไม่ให้อีเมลเป็นสิ่งที่เข้ามารบกวนชีวิตการทำงานของเรามากเกินไป ด้วยวิธีง่าย ๆ ดังนี้

1. กำหนดเวลาเช็คอีเมล

กำหนดเวลาเช็คอีเมลไว้ใน To-Do List ของเรา โดยแนะนำให้กำหนดไว้ 2 เวลาต่อวัน คือ ช่วง 11 โมงหลังจากที่เราทำงานชิ้นสำคัญเสร็จแล้ว และช่วง 4 โมงเย็นก่อนเลิกงาน เพื่อเช็คให้ชัวร์ว่าไม่ได้ตกหล่นอีเมลไหนไป โดยแต่ละครั้งที่เช็คให้กำหนดเวลาไว้ที่ครั้งละไม่เกิน 25 นาทีเท่านั้น

2. ปิดการแจ้งเตือน

การได้ยินเสียงแจ้งเตือนทุก ๆ 5 นาที หรือทุก ๆ ชั่วโมงเป็นสิ่งที่ทำลายสมาธิของเราได้ ดังนั้น ถ้าเรามั่นใจว่า จะไม่อ่านอีเมลในช่วงเวลานั้นอยู่แล้ว ก็ให้ปิดการแจ้งเตือนไป เพื่อที่เราจะได้จดจ่อกับงานตรงหน้าได้ดีขึ้น

3. ปิดแอปหลังใช้เสร็จ

หลังจากที่เราตอบอีเมลเสร็จแล้ว ให้ปิดแอปอีเมลหรือเว็บไซต์อีเมลไปเลย เพราะแม้ว่าเราจะไม่กดเข้าไปอ่าน แต่สมองของเรายังคงรับรู้ว่า อีเมลยังอยู่ตรงนั้น และยังแอบจ้องมองว่า มีอีเมลใหม่เด้งเข้ามาหรือยัง ซึ่งเป็นการทำลายสมาธิของเราทางอ้อมได้

ขั้นตอนที่สอง: จัดการอินบ็อกซ์ให้เวิร์คกว่าเดิม

นอกจากการขีดเส้นกั้นระหว่างเรากับอีเมลใหม่ตามที่ได้กล่าวไปข้างต้นแล้ว เรายังต้องลงมือจัดการกับมันให้ถูกวิธีด้วย ซึ่งทำได้ดังนี้

1. จัดการครั้งเดียวให้จบ

หากคิดว่า เรายังไม่พร้อมที่จะตอบอีเมลใคร ก็อย่าพึ่งเปิดอ่านตั้งแต่แรก เพราะถ้าเราเปิดอ่านแล้ว แต่ไม่ลงมือทำอะไร นั่นแปลว่า เราก็ต้องกลับมาอ่านอีกรอบอยู่ดี และจะทำให้เราเสียเวลากับมันมากขึ้น ดังนั้นถ้าเลือกที่จะเปิดอีเมลอ่านแล้ว ก็ควรตอบกลับอีเมลนั้นโดยทันทีเช่นกัน

2. ใช้เวลา 2 นาที

หลังจากที่เราเปิดอ่านอีเมลนั้นแล้ว ก็ควรจัดการกับมันให้เสร็จภายในเวลาสองนาที เพื่อป้องกันการค้างคา และสะสมงานไว้โดยไม่จำเป็น

3. ฝึกตอบให้สั้นกระชับ

เวลาตอบอีเมล ควรใช้คำที่สั้น กระชับ และเข้าใจได้ง่าย หลีกเลี่ยงคำถามที่ดูคลุมเครือ และคำถามที่ไม่จำเป็น

4. สร้าง Template ไว้ตอบคำถามที่เจอบ่อย

หากมีคำถามเดิม ๆ ที่เราต้องเจอผ่านอีเมลในทุกวัน การสร้าง Template ของคำตอบให้กับคำถามเหล่านั้นจะช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์อีเมลซ้ำ ๆ และช่วยทำให้เรามีเวลาไปทำอย่างอื่นมากขึ้น

ในยุคที่ใคร ๆ ต่างก็ Work from Home ยิ่งต้องมีการรับ-ส่งงานผ่านอีเมลมากขึ้น ทำให้การรู้จักวิธีจัดการกับอีเมลที่ถูกต้อง ไม่ให้มันมารบกวนช่วงเวลาการทำงานของเรามากเกินไปจึงเป็นสิ่งจำเป็น เพราะจะช่วยให้เรามีประสิทธิภาพในการทำงานเพิ่มมากขึ้นได้หลายเท่าตัวเลยล่ะ!

อ้างอิงจาก https://dansilvestre.com/email-productivity/