หลายคนคงทราบดีอยู่แล้วว่าการจัดประชุมเพื่อ Brainstorm ในแต่ละครั้งมักจะใช้เวลาและทรัพยากรคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องไม่น้อย แต่สุดท้ายหลายครั้งการประชุมกลับจบลงที่การออกความเห็นของคนเพียงสองสามคนในโต๊ะเท่านั้น ถ้าอย่างนั้นแล้วต้องทำอย่างไรถึงจะจัดการ Brainstorm ให้ได้ผลและมีประสิทธิภาพ วันนี้เรามีวิธีดี ๆ มาเล่าให้ฟังค่ะ

1. เตรียมการใหญ่ก่อนเริ่ม
จัดเตรียมสิ่งจำเป็นให้พร้อมก่อนการประชุมจริง ผู้จัดการประชุมจะต้องรู้หัวข้อหรือประเด็นที่สำคัญของโครงการ เพื่อส่งเป็นบรีฟงานสั้น ๆ ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมตั้งแต่ก่อนวันประชุม เพื่อให้แต่ละคนได้มีเวลากลับไปคิดเป็นการบ้าน และควรมีการแต่งตั้งผู้ดำเนินการประชุม หรือ Facilitator เพื่อเป็นผู้นำประชุม มีหน้าที่ประสานงาน ควบคุมเวลา และกระตุ้นให้เกิดการออกความเห็นอย่างเท่าเทียม รวมทั้งช่วยไกล่เกลี่ย หากมีการโต้แย้งกันเกิดขึ้น

2. บรีฟเกริ่นนำก่อนเริ่มประชุม
แม้ว่าผู้เข้าประชุมจะได้การบ้านกลับไปคิดก่อนวัน Brainstorm จริงแต่ผู้นำประชุมก็ควรจะอธิบายอีกครั้งหนึ่งก่อนเริ่มการประชุม เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจตรงกัน รวมทั้งยกตัวอย่างไอเดีย เพื่อทำให้ผู้เข้าประชุมเห็นภาพได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ที่สำคัญคือต้องกำหนดหัวข้อ (Requirements) ที่เจาะจงเพื่อให้ผู้เข้าประชุมรับทราบถึงเป้าหมาย และวิธีดำเนินการต่อไป

3. เปิดโอกาสให้ทุกคนพูด
โยนไอเดียให้เต็มที่ ผู้ดำเนินการประชุมต้องวิเคราะห์ให้ได้ว่าผู้เข้าประชุมคนไหนเป็นคน Extrovert หรือ Introvert ทำให้กล้าหรือไม่กล้าแสดงออก ผู้ดำเนินการประชุมจึงควรกระตุ้นทุกคนให้มีโอกาสได้พูดอย่างอิสระ อย่าปล่อยให้มีคนนั่งเงียบ หรือมีคนพูดอยู่คนเดียว

นอกจากนี้ในตอนเริ่มต้น ควรเน้นให้มีการเสนอไอเดียออกมาให้ได้มากที่สุด เรียกว่า Free Thinking ซึ่งอาจเป็นไอเดียที่ยังไม่ต้องคิดถึงข้อเท็จจริง หรือมีเหตุผลใด ๆ มารองรับก็ได้ อีกทั้งควรเน้นให้มีการเสนอความคิดเห็นที่หลากหลาย ไม่ควรมีการวิพากษ์วิจารณ์ข้อดีข้อด้อยของความคิดเห็นที่เสนอขึ้นมาในช่วงนี้

4. จดทุกอย่างให้เห็นได้ชัดเจน
เมื่อมีไอเดียต่าง ๆ มากพอแล้วผู้ดำเนินการประชุมหรือผู้ช่วยควรจดบันทึกไว้บนไวท์บอร์ดหรือหน้าจอที่ทุกคนมองเห็นได้ชัดเจนภายในเวลาที่กำหนด เพื่อไม่ให้ไอเดียตกหล่นไป และเพื่อให้เกิดการเชื่อมโยงทางความคิดได้ง่ายขึ้น

5. จัดเรียงข้อมูลให้เห็นภาพ
เมื่อมีไอเดียต่าง ๆ แล้วก็เริ่มนำไอเดียเหล่านั้นมาแยกเป็นกลุ่มก้อน เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น โดยอาจจะนำ Tools หรือวิธีการต่าง ๆ ที่ทีมถนัดมาใช้ในการจัดเรียงข้อมูลให้เห็นภาพมากขึ้น เช่น Mind Mapping, Tree Diagram และ Visual Thinking เป็นต้น

6. ทบทวนข้อมูลและประเมินผล
เมื่อจัดระเบียบไอเดียเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลานำไอเดียต่าง ๆ มาอภิปรายเพิ่มเติมในกลุ่ม โดย ผู้นำเสนอแต่ละไอเดียมีหน้าที่รับผิดชอบในการอภิปรายถึงไอเดียที่เสนอขึ้นมาให้เป็นรูปธรรมขึ้น พยายามอย่าลงรายละเอียดมากเกินไปในช่วงเริ่มต้น และควรทิ้งระยะห่างหลังจากอภิปรายเสร็จแล้วอีกสักนิด จึงค่อยประเมินผล จะได้ไม่มีอคติระหว่างการประเมิน

7. ก่อนแยกย้ายต้องมี Action
ควรกำหนดเวลาให้ชัดเจนว่า การประชุมจะใช้เวลาเท่าใด ก่อนการประชุมจะสิ้นสุด ผู้ดำเนินการประชุมต้องสรุปไอเดียที่สำคัญออกมาให้ได้ และแจกงานให้ทุกคนนำกลับไปค้นคว้าต่อเพื่อต่อยอดไอเดียนั้น ๆ รวมทั้งกำหนดวันส่งงาน พร้อมทั้งกำหนดการประชุมครั้งต่อไปเพื่อติดตามผล ผู้นำการประชุมต้องไม่ลืมที่จะแชร์ข้อมูลต่าง ๆ ระหว่างประชุมให้กับผู้เข้าร่วมประชุมให้ได้มากที่สุดด้วย

สิ่งที่สำคัญในการ Brainstorm คือ การเปิดรับความคิดเห็นจากทุกคนและนำมาต่อยอดให้ดีขึ้น ผู้ดำเนินการประชุมก็ต้องคอยรักษาเวลา โฟกัสที่โจทย์ปัญหา และพยายามอย่าให้หลุดประเด็นบ่อย ถ้าทำได้แบบนี้ก็จะทำให้การ Brainstorm ที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้งมีประสิทธิภาพมากขึ้นเรื่อย ๆ แน่นอน