ในส่วนของงานทรัพยากรบุคคลเองก็ต้องจัดการกับข้อมูลจำนวนมากเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกระบวนการรับสมัครงานที่อาจมีผู้สมัครจำนวนมาก แล้วบริษัทจะมั่นใจได้อย่างไรว่าได้ผู้สมัครที่ดีที่สุด? ในบริษัทที่มีการแข่งขันสูง ด่านแรกที่ผู้สมัครงานต้องผ่านจึงอาจไม่ใช่คนอีกต่อไป แต่เป็นระบบ Applicant Tracking System (ATS)
br
ระบบติดตามผู้สมัครงาน (ATS) คือ ซอฟต์แวร์ที่เก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลผู้สมัคร เพื่อช่วยในขั้นตอนการรับสมัครงาน แม้ว่าโดยปกติแล้วพนักงานฝ่าย HR จะสามารถดำเนินกระบวนการเหล่านี้ได้ด้วยตัวเองอยู่แล้ว แต่ระบบนี้สามารถทำบางสิ่งที่มนุษย์ทำไม่ได้เช่นกัน

br
1. คัดเลือกผู้สมัครใหม่
สำหรับบริษัทที่มีอัตราการแข่งขันกันสูง HR อาจใช้เวลานานในการพิจารณาผู้สมัครทุกคน ซึ่งอาจมีเป็นพันราย ระบบ ATS จึงมีบทบาทสำคัญในการคัดกรองเบื้องต้น
br
หากเรซูเม่ หรือ CV อยู่ในรูปแบบไฟล์ที่คอมพิวเตอร์อ่านได้ ระบบซอฟท์แวร์ ATS จะสามารถดึงคีย์เวิร์ดจากวัตถุประสงค์หรือประสบการณ์การทำงานในอดีตของผู้สมัครมาเปรียบเทียบกับตำแหน่งงานที่เปิดรับอยู่ได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อบริษัทต้องการนักวิเคราะห์ข้อมูล ที่มีความรู้เกี่ยวกับสเปรดชีทหรือ Python ระบบ ATS จะคัดกรองเรซูเม่ที่มีคุณสมบัติไม่ตรงตามความต้องการของตำแหน่งที่เปิดรับออกไป ซึ่งจะช่วยลดเวลาการสัมภาษณ์ผู้สมัครที่ไม่เหมาะสมลงได้

br
2. วิเคราะห์ข้อมูลด้านการสรรหาบุคลากร
จุดเด่นที่สุดของระบบ ATS คือ การวิเคราะห์ข้อมูล เพราะระบบนี้ไม่เพียงแต่เก็บข้อมูล แต่ยังวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นให้ด้วย ตัวอย่างเช่น บริษัทสามารถตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว เช่น ระยะเวลาการว่างงานของผู้สมัครเมื่อเทียบกับผู้สมัครอื่นในอุตสาหกรรมเดียวกัน นอกจากนี้ยังสามารถวิเคราะห์ต้นทุนการสรรหาบุคลากรเทียบกับอัตราการรับผู้สมัครได้ ดังนั้นทีมทรัพยากรบุคคลสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการรับสมัครงานสำหรับปรับแผนในอนาคตได้
br

3. เพิ่มจำนวนผู้สมัครงาน

ระบบ ATS ช่วยให้ Recruiter เข้าถึงผู้สมัครจำนวนมากขึ้นได้โดยไม่ต้องใช้เอเจนซี โดย Recruiter สามารถนำระบบนี้ไปใช้กับโซเชียลมีเดียได้ พวกเขาจะสามารถเข้าไปค้นหาผู้สมัครบนโซเชียลมีเดียได้โดยตรง และผู้สมัครสามารถสมัครงานโดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่จากบัญชีโซเชียลมีเดียได้เลย นอกจากนี้บริษัทสามารถโพสต์ประกาศรับสมัครงานลงบนเครือข่ายสังคมออนไลน์ และทำการตลาดผ่านการสื่อสารด้วยเนื้อหาที่น่าสนใจ รวมถึงติดตามผลลัพธ์ว่าปฏิสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นบนสื่อโซเชียลส่งผลต่อการมีส่วนร่วมของผู้สมัครอย่างไรบ้าง
br
นอกจากนี้ ระบบ ATS ยังช่วยให้ Recruiter สื่อสารกับผู้สมัครได้ง่ายขึ้น หากต้องการแจ้งว่าผู้สมัครยังไม่ผ่านเกณฑ์การคัดเลือก บริษัทสามารถส่งจดหมายแจ้งผลการปฏิเสธอัตโนมัติไปยังผู้สมัครหลายคนได้ในเวลาเดียวกัน และหากบริษัทพบผู้สมัครที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ระบบนี้จะแจ้งเงื่อนไขการจ้างงานหรือแม้กระทั่งรายละเอียดการติดต่อของทีมใหม่ให้แก่ผู้สมัครทราบ
br
พนักงานยุคศตวรรษที่ 21 ต้องปรับตัวกับเทคโนโลยีใหม่
ในยุคที่ AI ได้กลายเป็นด่านแรกในการตรวจสอบเรซูเม่ของเรา เราจึงจำเป็นต้องทำให้เรซูเม่อยู่ในรูปแบบที่คอมพิวเตอร์อ่านได้และใส่คีย์เวิร์ดที่เหมาะสม รวมทั้งควรอัปเดตบัญชีโซเชียลมีเดียให้เกี่ยวข้องกับงานเพื่อดึงดูดระบบ ATS ให้ค้นพบ โดยอาจทำได้โดยการแชร์กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับอาชีพหรือมีส่วนร่วมกับผู้คนที่อยู่ในแวดวงเดียวกัน เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือ และเป็น digital footprint ที่เตรียมพร้อมไว้สำหรับโอกาสที่อาจมาหาเราแบบคาดไม่ถึง
br
เพราะโอกาสเป็นของคนที่พร้อมกว่าเสมอ!