เพราะไปง่วนอยู่กับการทำสิ่งอื่นจนลืมงานสำคัญที่ใกล้ถึงเวลาส่งไปซะงั้น ถ้าคุณเป็นหนึ่งในมนุษย์เหล่านี้ล่ะก็ แสดงว่าคุณอาจมีปัญหากับการบริหารจัดการเวลาแล้วล่ะ เพราะแบบนี้คุณถึงได้เป็นคนที่ยุ่งอยู่ตลอดเวลา แต่งานไม่เสร็จสักที ยิ่งปล่อยไว้ มีแต่จะทำให้ชีวิตยิ่งแย่ลง แถมยังขาดความน่าเชื่อถือเข้าไปอีก

เมื่อเป็นเช่นนั้นก็ถึงเวลาแล้วที่คุณต้องลุกขึ้นมาปฏิวัติตัวเองด้วยการรู้จักบริหารจัดสรรเวลาให้ดีเสียใหม่ อย่าปล่อยให้เวลาครอบงำคุณ แต่จงเป็นนายของเวลาซะ! ว่าแล้วก็ลองมาศึกษาวิธีจัดการเวลาให้งานเสร็จไวด้วยเทคนิค ABCDE ที่จะทำให้คุณสามารถเรียงลำดับความสำคัญของงานที่ต้องทำก่อน - หลังได้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม อีกทั้งยังเป็นเทคนิคที่แนะนำโดยคุณ Brian Tracy นักเขียนหนังสือแนวพัฒนาตนเองชื่อดังเจ้าของผลงาน “Eat That Frog!” ที่ตีพิมพ์ไปหลายภาษาทั่วโลก ซึ่งเค้าเองก็ใช้เทคนิคนี้ในการทำงานอยู่เป็นประจำ จึงขอการันตีถึงผลลัพธ์ของมันได้เลยว่าเวิร์คสุด ๆ

วิธีใช้เทคนิค ABCDE

เริ่มจากเขียนสิ่งที่คุณต้องทำหรืองานที่มีอยู่ในมือทั้งหมดออกมาลงบนกระดาษ จากนั้นจึงค่อยเขียนตัวอักษร A, B, C, D หรือ E ไว้หน้างานแต่ละข้อของคุณ โดยตัวอักษรทั้ง 5 ตัวสื่อถึงความหมายของงานแต่ละอย่างดังนี้

• A หมายถึง งานที่สำคัญที่สุด จำเป็นต้องทำ

งานที่จะมีผลกระทบตามมาหากคุณทำมันไม่สำเร็จให้ทันเวลา เช่นการไปพบลูกค้าคนสำคัญ หรือทำรายงานส่งเจ้านายให้ทันเข้าประชุมบอร์ด เป็นต้น นี่คืองานที่ถือเป็น “กบ” น่าเกลียดที่คุณต้องกินมันลงไปให้เร็วที่สุด ถ้าคุณมีงานในหัวข้อ A มากกว่าหนึ่ง ก็ต้องเรียงลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของมันเป็น A-1, A-2, A-3 ... ซึ่ง A-1 ก็คือกบตัวใหญ่ที่คุณต้องรีบจัดการให้เสร็จก่อนสิ่งอื่นใด

• B หมายถึง งานที่สำคัญรองลงมาที่ควรทำ

งานในลิสต์ B เป็นงานที่จะมีผลกระทบต่อคุณเล็กน้อย หมายความว่าหากคุณไม่ทำอาจมีผลทำให้ใครบางคนไม่มีความสุข หรือทำให้พวกเขาไม่ค่อยสะดวกสบายเท่าไหร่นัก ถ้างาน A คือกบ งาน B ก็เหมือนลูกอ๊อดดี ๆ นี่เอง ตัวอย่างงานประเภท B เช่น ตอบอีเมล หรือรับสายโทรศัพท์ที่ไม่ได้เร่งด่วนกฎสำคัญที่คุณต้องจำให้ดีเลยก็คือ ห้ามทำงานในลิสต์ B เด็ดขาดถ้างานในข้อ A ยังไม่เสร็จทั้งหมด

• C หมายถึง งานที่ทำได้ก็ดี แต่ถ้าไม่ทำก็ไม่เป็นไร

งานข้อ C เป็นงานที่ไม่ได้มีผลกระทบอะไรตามมาหากคุณไม่ทำมัน อย่างการโทรหาเพื่อน นัดทานอาหารกลางวันกับเพื่อนร่วมงาน ไปทำธุระส่วนตัวให้เสร็จช่วงพักกลางวัน เลี้ยงกาแฟลูกน้องในเทศกาลสำคัญ เป็นต้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้ไม่ได้มีผลอะไรต่องานของคุณโดยตรง

• D หมายถึง งานที่แบ่งหรือโอนให้คนอื่นทำแทนได้ (Delegate)

ในเมื่อคุณมีงานล้นมือจนยากจะรับมือไหว กฎอีกข้อที่คุณต้องจำเอาไว้ก็คือ คุณควรกระจายงานทุกอย่างที่คิดว่าสามารถแบ่งให้คนอื่นทำได้ และคาดว่าจะได้ผลลัพธ์ออกมาดีพอ ๆ กับที่คุณทำเอง นั่นจะทำให้คุณมีเวลาไปโฟกัสกับงานประเภท A มากขึ้น เพราะอย่าลืมว่างานส่วน A คือสิ่งที่สำคัญ และมีผลกระทบมากที่สุด ซึ่งตัดสินความก้าวหน้าในหน้าที่การงานของคุณได้เลย

• E หมายถึง งานทึ่ไม่ควรทำ กำจัดทิ้งไปได้ก็ดี (Eliminate)

สุดท้ายแล้วถ้าอยากจะบริหารจัดการเวลาให้ดี สามารถควบคุมเวลาในการทำงานให้เหมาะสมได้ คุณก็ต้องเลิกทำเรื่องที่จริง ๆ แล้วไม่จำเป็นต้องทำไปซะให้หมด อย่างอะไรที่ทำแล้วไม่ได้ช่วยเพิ่ม Productivity หรืออะไรที่ไม่ทำแล้วก็ไม่ได้ลดประสิทธิภาพการทำงานของคุณลง

ประเด็นสำคัญของการใช้เทคนิค ABCDE ให้เวิร์คคือ คุณจะต้องมีวินัยในตัวเองทำงานไปตามลำดับความสำคัญของมัน โดยเริ่มจากงานในลิสต์ A-1 ก่อน ให้ทุ่มสมาธิและโฟกัสไปกับมันจนกว่าจะเสร็จ เพราะเป็นงานที่สำคัญและมีผลกระทบกับคุณมากที่สุด หลังจากผ่านงานยากโหดหินลำดับแรกสุดมาได้ คุณก็จะมีกำลังใจขึ้นอีกมาก และพบว่างานต่อ ๆ ไปมันช่างง่ายดายและชิลอะไรอย่างนี้!

เหมือนคำพูดที่บอกว่า จงกินกบตัวนั้นซะ (Eat that frog!) แล้วอะไร ๆ มันก็จะดีขึ้นเอง เพราะคุณได้ผ่านเรื่องที่ยากลำบาก และน่าเหน็ดเหนื่อยใจทึ่สุดมาแล้ว

_________________________

อ้างอิงจาก https://www.briantracy.com/blog/personal-success/the-abcde-method-for-setting-priorities